Sokféle oka lehet annak, hogy nem tudunk a feladatainkkal végezni a munkaidő végére. Az irodában számos időrabló tevékenység létezik, melyek észrevétlenül vonják el figyelmünket a munkáról. Ha ezeket kiküszöböljük, sokkal hatékonyabbak leszünk.
Túl hosszú ebédszünet
Bár Franciaországban bevett gyakorlat a másfél órás ebédszünet, ahol egy asztaltársaság nyugodtan elfogyaszt még egy üveg könnyű bort is, a hazai vállalatok nem díjazzák a sokáig tartó ebédelgetést. Természetesen szükség van arra, hogy a nyolc-tíz órás műszakot úgy félidőben hosszabban megszakítsuk, de ez soha ne legyen több egy óránál. Fontos maga az étkezés is, aminek adjuk meg a módját: üljünk le asztalhoz, és lehetőleg meleg ételt fogyasszunk. Próbáljunk az ízekre, és ne a munkára koncentrálni! Annál hatékonyabbak leszünk utána az irodában.
Magántelefonok, magán e-mailek, magánügyek
Vannak fontos telefonhívások, amiket csak munkaidőben tudunk elvégezni: gázszámla, bankbetét, közös képviselő… Vannak emberek, akikkel muszáj beszélni: férj, gyerek, anyu, apu, barátnő, öcsi… Vannak mailek, amik folyton kirángatnak a munkából: meghívás egy fondüpartira, vicces körlevél… Ha az ezekkel eltöltött időt összeadjuk, egy fél munkaidő is kijönne. Rangsoroljuk a magándolgainkat, és csak a legszükségesebbeket intézzük el, azt is csak akkor, ha elvégeztünk egy nehéz munkafeladatot.
Semmiféle hálózatra (Iwiw, társkereső honlapok, nyaralási célpontok kutakodása) ne csatlakozzunk, mert ott ragadunk. (És még a főnök is megtudhatja, hogy merre szörföltünk munkaidőben!)
Folyamatos kommunikáció a környezettel
A túlszervezettség egyik iskolapéldája, amikor egy cégnél minden levelet azonnal meg kell válaszolni, iktatni, továbbítani. Az állandó együttműködés a vállalat minden fő- és alosztályával igencsak megnehezíti, hogy nyugodtan koncentráljunk a feladatainkra, hiszen folyton a külső levelek, feljegyzések szortírozásával telik a napunk. Ráadásul ez az állandó készenlét komoly stresszel is jár, ami tovább nehezíti a munkát.
Gyakran pedig a cég akadozó, nem túl hatékony kommunikációs rendszere vonja el az időt a munkától. A felesleges rohangálások, fénymásolások egyszerű mailek helyett, iktatások száz helyen, állandó (felesleges) adminisztráció.
Milyen a munkahelyi légkör?
Nehéz dolguk van a vezetőknek, amikor az együtt dolgozó kollégákat válogatják ki. Ha rossz a kapcsolat a munkatársak között, a konfliktusok, személyes súrlódások könnyen alááshatják a közös munka sikerét. Arról nem is beszélve, hogy az állandó vitatkozások szintén lopják az értékes időt.
De a ló másik oldala se kedvez a munkának: a túl jó csapat túlságosan jól érzi magát, és túlságosan sok időt tölt egymással. De nem a munkával.
Szerelem az irodában
Megoszlik a főnöki vélemény arról, hogy szabad-e szerelmesnek lenni… a munkatársunkba. Sokan annyira komolyan veszik a céghűséget, hogy azonnal jelentik felettesüknek, ha kapcsolatba kerültek az egyik kollégával. Mások viszont csak szimplán szerelmesek, és ezt képtelenek titkolni. Együtt kávézások, eldugott kézfogások, csókok… igazán széles a repertoár, egyetlen gond van csak, hogy ezek mind a feladatainktól vonják el az időt. Bármennyire nehéz is, munkaidőben a munkával kell foglalkozni!
|
Tipp: Hogyan osszuk be a feladatainkat? |
Rosszul kialakított iroda
A bal sarokban a szerződések, a folyosó végén a számlák, közvetlen munkatársunk a harmadik emeleten… és akkor még nem is szóltunk a vibráló neonlámpákról, a rendetlenségről, a kiszáradt növényekről az ablakban. Mi magunk is tehetünk azért, hogy jobban érezzük magunkat a munkahelyünkön, és ennek első lépcsője a jó iroda kialakítása. Tartsunk mindig rendet az asztalunkon, hozzunk be valami szemünknek kedves tárgyat, fényképet, kabalát, egy szál virágot, ez bizonyítottan növeli a munka hatékonyságát. Próbáljunk meg a főnökünkre is hatni, és kialakítani egy kellemes munkahelyet.
Rosszul megszervezett értekezletek
Az egyik jellegzetes vezetői hibaforrás, hogy sokszor nem a megfelelő emberek vesznek részt a megbeszéléseken. Nekik ez mind kiesett idő, ráadásul az információt valahogy el kell majd juttatni az illetékesnek is.
Az alkalmatlan vezető miatt további értékes munkaidő veszhet kárba. Ha a főnök túlzásba viszi a kollégák ellenőrzését, a legutolsó rezdülésről is tudni akar, akkor igencsak hátráltatja a munkát. És természetesen az iroda is összeomlik, ha a főnök nincs jelen.