Amikor az e-mailek özöne eszünkbe jut, borsódzik a hátunk. Sokszor erős a kísértés, hogy a telítődő postaláda tartalmát egyetlen mozdulattal olvasatlanul a kukába helyezzük. Sokszor egyszerűen nincs sem időnk, sem energiánk stílusos válaszlevelekkel bajlódni. Van ugyanakkor néhány levél, amelyet bizony gyakran nem írnak meg az érintettek, pedig ha megtennék, hosszú távon jól kamatozna ez a pár percnyi befektetés – figyelmeztet a Piac és Profiton dr. Erdős Zsuzsanna üzletietikett-szakértő. Melyek ezek?
- “Megkaptuk, köszönjük.”
Gesztusértékű rövid visszajelzés, örülni fognak neki, és nem tart sokáig sem. Vagyis megéri. - “Még nem döntöttünk. / Még nem tudjuk.”
Majdnem mindig elfelejtjük visszajelezni, pedig a másik félnek ez is hírértékű. - “Most mégsem aktuális.”
A szakértő szerint a legritkábban azt írjuk meg, hogy ha egy ügy a kútba esett. Talán azért, mert azt hisszük, magyarázkodnunk kell, pedig nem kell. Csupán tájékoztassuk a másikat tényekről!
Stratégiák a levéldömping kezeléséhez
De mi van akkor, hogy ha rendszeresen több mint száz levél hever a postaládánkban? Mikor foglalkozzunk velük és milyen sorrendben? Tippek, stratégiák, vélemények és frusztrációk ismerősöktől, akik bankban, IT cégnél, vagy épp a reklámszakmában dolgoznak.
“Én mindig ugyanabban az időben nyitom meg a számomra ismeretlen feladójú leveleket. Közvetlenül ebéd után kb. fél 1 és 1 között. Igyekszem félóra alatt végezni, rövid és udvarias választ írni mindenkinek. Azokat, amikkel további teendőm van, feljegyzem egy papírra, hogy ne felejtsem el.”
“Én beállítottam egy automatikus választ, ami arról értesíti a feladót, hogy megkaptam a levelét, és 24 órán belül érdemben reagálok. Csak így tudtam elkerülni a bűntudatot, amit a késve elküldött válaszok jelentettek.“
“Én halálra tudom magam stresszelni az e-mailek özönétől. Amikor egy hét szabi után visszatértem, 677 olvasatlan levél várt. Egyszerűen képtelenség ekkora levéltömeget menedzselni. Csak egy töredékére tudtam válaszolni, de így is elment vele egy fél munkanapom. Ami még nagyon zavaró tud lenni, az a felvillanó üzenet, amikor új levél érkezik. Óriási könnyebbséget jelentett számomra, amikor felfedeztem, hol lehet ezt a beállítást kikapcsolni. Azóta legfeljebb óránként egyszer nézek rá a postaládámra. Ja, és még valami. Amikor szabadságra megyek, szigorúan kikapcsolom az értesítéseket a telefonomon.”
“Én sok levélre nem válaszolok, ha nagyon-nagyon fontos, akkor megjelölöm, hogy el ne felejtsem később. Így is van, amire hetekkel később reagálok. Úgy szoktam ezt kompenzálni, hogy hosszabban reagálok, és kedves, személyes hangvételű levelet írok. Napközben meghalni sincs időm, hát még arra a több tucat levélre válaszolni, ami beesik.”
“Óránként 10 perc. Nálam szigorúan ennyi a limit a levelekre. Elég szigorú időmenedzselési stratégiát alkalmazok, én ebben hiszek. Egyébként nem rangsorolok, mert így voltak levelek a kellemetlen ügyfelektől, amikre sosem válaszoltam, mert mindig előre vettem mások e-mailjeit. A 10 perc azt is jelenti, hogy nem ragozom túl a válaszokat, mert akkor nem férnék bele az időbe.”
És te? Melyik típus vagy?