Az igazi különbség közöttük azonban nem ebben, sokkal inkább az idő helyes beosztásában rejlik. Ha nem osztjuk fel tudatosan terveinket, napjainkat és az előttünk álló munkát, könnyen előfordulhat, hogy még este tízkor is a munkahelyen robotolunk, és úgy érezzük, hogy mindenki helyett mi dolgozunk, hiszen mi még most is húzzuk az igát, miközben a többiek már az otthon melegét élvezhetik. Úgy érezhetjük, a munka áldozatai vagyunk, pedig csak saját magunknak és rossz időbeosztásunknak köszönhetjük a túlórát. Ha pedig minden napunk így telik el, egyszer csak azon vehetjük észre magunkat, hogy még mindig a karrier-létra alsó fokán álldogálunk, miközben szépreményű kortársaink mind-mind elhúztak mellettünk, és felelős pozícióból delegálják beosztottaiknak a munkát.
 |
Hogy ne mi legyünk a lemaradók, először is célszerű vizualizálni hosszútávú terveinket, és hogy ne menjenek füstbe, mindjárt írjuk is le őket. Ahhoz, hogy ezeket a terveket elérjük, célszerű meghatározni az odáig vezető lépéseket is kisebb célok formájában. A legjobb eredményt akkor érhetjük el, ha ezek egyértelműek, mérhetőek, összeegyeztethetők jelenlegi helyzeteddel – és nem utolsó sorban, ha ezek megvalósíthatóak.
Semmi értelme olyan célokat kitűzni magad elé, amelyek eleve kudarcra vannak ítélve, ezek ugyanis még olyan céloktól is elveszik az erőt, amelyeket amúgy játszva elérhetnél. Hogy ki ne csússz az időből, célszerű az egyes lépésekhez dátumot is kitűzni, ez majd cselekvésre serkent akkor is, amikor amúgy patópálosan azt mondanád: “ej, ráérünk arra még!”
 |
A napi teendőket illetően a legjobb, ha ugyanezt a taktikát követed: minden nap készíts egy tervet napi feladataidról és azok határidejéről. Készíts egy listát a tennivalókról, amelyben fontosságuk szerint sorolod be a napi feladatokat (ezeket jelöld számokkal, vagy az abc betűivel, ahogy neked tetszik). A legfontosabbak azok a teendők, amelyeket még aznap el kell végezned, vagy amelyek határidősek. A sorban következő teendők fontosak, de nem égetően. A harmadik (vagy C) kategóriás teendők azok, amelyeket jó lenne megcsinálni, ha jutna rá idő, de csak a többi feladat elvégzése után. A munkát mindig a legfontosabb feladatokkal kezdd, soha ne foglalkozz egy C kategóriás feladattal, még akkor sem, ha azt egyszerűbb lenne véghez vinni. Ha egy munka túl nagy “falat”, segíthet az elvégzésben, ha kisebb részekre osztod. Ha valamivel elkészültél, nyugodt szívvel pipáld ki a listán, ezzel is biztatva magad az újabb feladat elvégzésére.
 |
A lista tartalmazzon részleteket az elkészítésre vonatkozólag is (pl. “heti jelentés” helyett írd azt, hogy a “elkészíteni a heti jelentést”). Használd ki az alkalmat, és ugyanebben az időben nézd át eddigi eredményeidet és jövőbeli teendőidet is – ez segít átlépni a reggeli órák nehéz percein. Üzleti és magánéleti találkozóidat egy füzetben – vagy naptárban, határidőnaplóban – vezesd, mert a külön “könyvelés” könnyen kavarodáshoz vezet. Soha ne szervezz találkozókat túl sűrű egymásutánban, hiszen így nem marad elegendő időd a felkészülésre. Ha valaki mégis ragaszkodik az azonnali találkozóhoz, nyugodtan mondj nemet vagy azt, hogy már van egy megbeszélésed abban az időpontban.
A munka elvégzése szempontjából kulcsfontosságú lehet, hogy időt hagyj olyan feladatokra is, amelyeket előre nem tudtál betervezni – ehhez azonban az kell, hogy ne rakd tele az egész napot elfoglaltságokkal.
Ha egy munka nem tetszik vagy kifejezetten kellemetlen feladat, ne halaszd holnapra! A legjobb az ilyeneken azonnal túl esni.
