E-mail küldésekor nem fordulhat elő az, ami egy megbeszélés során igen, hogy mondunk valamit, aztán ráébredünk, hogy nem is ezt akartuk mondani! Ráadásul amellett, hogy igen gyors, nem szükséges számos udvariassági formula betartása, mint hivatalos levelek írása esetén. Mégis van néhány alapvető szabály, melyek betartása a munkahelyi etikett íratlan részét képezi.
Az e-mailek írására ugyanazok az alapelvek vonatkoznak, mint a szóbeli érintkezésre. Először is el kell döntened, hogy mit akarsz mondani, ezt meg kell fogalmazni, majd arról is győződj meg, hogy megértették-e üzenetedet. Figyelj arra, hogy minden elküldött levelednek követnie kell a hatékony kommunikáció általános szabályait. Legyen tehát egyszerű, világos, tömör és logikus. Emellett, ha szükséges, add meg a probléma vagy kérdés hátterét. Mindig úgy írd meg üzenetedet, hogy a címzett megértse. Sose hagyj kétségeket az olvasóban, hogy mit is akarsz. És ha kicsit is fontos, mentsd el a levelet, hogy hivatkozni tudj rá! Mielőtt elkezdenél írni, tervezd meg a levelet. Sokat segíthetnek ebben Kipling sorai:
„Egyedül ne tégy
semmit,
Segítenek hatan!
Név szerint: Miért,
Hol, Mit,
Ki, Mikor és
Hogyan.”
Először is: mit akarsz elérni? Ha azt szeretnéd, hogy a címzett megtegyen valamit, mi az? Például arra szeretnéd megkérni a marketing osztály egyik dolgozóját, hogy szervezze meg cégünk egyéves születésnapi programját.
Másodszor: miért van erre szükség? Miért akarod elérni a fenti célt? Itt például a fenti példánál maradva cél lehet vállalatod szélesebb körben való megismertetése.
Harmadszor: mikor? Vannak határidők? Ha igen mikor? Itt arról írj, mikorra tervezzük a rendezvényt/rendezvénysorozatot.
Negyedszer: hogyan? Egy bizonyos módon akarod elérni a célt, vagy a címzettre hagyod a módszer megválasztását? Itt a megvalósítás módja a kérdéses, ezt vagy teljesen rábízod a címzettre, vagy további e-mailekben gyűjtesz ötleteket kollégáidtól.
Ötödször: hol? Hol is rendezzük meg a programokat?
Hatodszor pedig: ki fogja megkapni? Itt egyrészt arról van szó, hogy példánknál maradva: kit bízz meg a feladattal? Előfordulhat, hogy cégek közti levelezés esetén nem tudod az illető nevét, akinek leveledet írod. Ha lehet, próbáld megtudni valahonnan, mert bár a „Tisztelt Hölgyem/Uram” is járható út, a név használata pozitívabb választ eredményez, mert személyesebbé teszi mondandódat.
Fontos még, hogy mindig nyugtázd, megérkezett-e a levél. Végül, de nem utolsósorban figyelj arra, hogy ne a személyes kommunikáció elkerülésére használd az e-maileket. Az ugyanis, ha kerülöd a találkozást az emberekkel, a jövőben problémákat okozhat.
