Érezted már úgy, hogy hiába dolgoztál egész nap, nem haladtál semmit? A család, a barátok, a szabadidő végképp nem fért bele a napodba? Madai Kriszta karriercoach szerint a stressz mellett az időzavar a másik leggyakoribb problémánk, ha a munkáról van szó.
„Alapvetően három fő dolog miatt érezhetjük szétesettnek magunkat: a szétszórtság, azaz a koncentráció hiánya, a stressz és a motivációnélküliség miatt – állítja szakértőnk. – Ha stresszesek vagyunk, nem tudunk annyira koncentrálni, ezáltal csökken a hatékonyságunk, és időzavarba kerülünk. Ugyanígy, ha nincs elég motivációnk egy feladathoz, nem látjuk az értelmét, akkor másképp éljük meg a ráfordított időt, kevésbé leszünk hatékonyak, tehát ismét időzavarban fogunk szenvedni.”
A karriercoach szerint az lehet a legjobb megoldás, ha feltesszük magunknak a kérdést: személyiségünknek, értékeinknek megfelelően élünk-e, vagy külső elvárásoknak igyekszünk megfelelni? Ha harmóniában van a személyiségünk és az értékrendünk azzal, ahogyan élünk, nem érezzük úgy, hogy nincs időnk a fontos dolgokra. Ám léteznek jól bevált időmenedzselési módszerek, amelyek segíthetnek hatékonyabbá tenni a munkádat, szervezettebbé a mindennapjaidat. Ezek közül próbáltunk ki néhányat.
Sürgős-fontos mátrix:
Készíts egy táblázatot, és írd bele a feladataidat a következők szerint:
| 1. SÜRGŐS ÉS FONTOS (pl. tárgyalás, határidős projekt) 2. FONTOS, DE NEM SÜRGŐS (pl. hosszú távú projektek előkészítése, tervezés, tanulás, fejlődés) 3. SÜRGŐS, DE NEM FONTOS (pl. levelekre válaszolni) 4. NEM SÜRGŐS ÉS NEM IS FONTOS (pl. internetezés) |
A leggyakoribb hiba, amit elkövetünk, hogy csak az 1. és 3. rubrikában lévő feladatokra koncentrálunk, a sürgető határidők miatt, a fontos, de nem sürgős feladatokat pedig általában halogatjuk. Ennek az lesz a vége, hogy úgy érezzük, végigdolgoztuk a napot, mégsem csináltunk semmi érdemlegeset. Ugyanakkor a fontos, de nem sürgős feladatok is sürgőssé válnak egyszer, és akkor elkezdünk kapkodni. Ha mindig csak a sürgős dolgokkal foglalkozunk a fontosak rovására, akkor nemcsak a hatékonyságunk csökken, de a fejlődés, az előrelépés is elmarad, és a munkánk robottá válik.
Tapasztalatok:
„Miközben kitöltöttem a táblázatot, átgondoltam, mely feladataim fontosak, és melyek azok, amelyek csak sürgősek (ezt a kettőt gyakran összetévesztjük). Végre elvégeztem a régóta halogatott dolgaimat – például a munkám során felhalmozott névjegykártyák digitalizálását egy Excel-táblázatban.
ABCDE-módszer:
Hajlamosak vagyunk a kisebb, jelentéktelenebb feladatokkal kezdeni a munkát, mert azok könnyebbek, gyorsabban végzünk velük. A fontos, nehéz feladatok pedig egész nap teherként nyomják a vállunkat. Az ABCDE-módszer abban segít, hogy egy jól felépített fontossági sorrend szerint szervezzük az életünket. Ha már a nap elején túl vagyunk a legnehezebb munkán, akkor elillan a stressz, és nyugodtan, hatékonyan tudunk tovább dolgozni.
A sorrend felállításánál tartsd szem előtt: az a legfontosabb dolgod, ami a leginkább pozitív hatással van az életedre.
A: A legfontosabb teendők – ha nem végzed el ezeket (pl. megbeszélés), komoly negatív következményekkel számolhatsz.
B: Fontos teendők – ha elmaradnak, az sem jár fővesztéssel (pl. levelekre válaszolni).
C: Olyan dolgok, amelyeket jó lenne megcsinálni, de semmilyen negatív hatással nincs az életedre, ha elmulasztod ezeket (pl. elolvasni egy könyvet, megnézni egy filmet).
D: Azok a feladatok, amelyeket átruházhatsz másokra (pl. számlák befizetése).
E: Tevékenységek, amelyeket nyugodtan kitörölhetsz a napi teendőid listájáról, mert semmilyen hasznuk nincs a jövőd szempontjából (pl. tévénézés, internetezés).
Tapasztalatok:
A lista segített abban, hogy ne vesszek el a részletekben, csak a lényeges feladatokra koncentráljak. Igyekeztem, hogy minél előbb végezzek az A és B teendőkkel, így végre jutott időm olyan dolgokra is, amelyekre egyébként nem szokott – például sportra, olvasásra.
| Hasznos olvasmányok: • Patrick Forsyth: Hatékony időgazdálkodás (Manager) • Hyrum Smith: A sikeres időgazdálkodás és életvitel 10 természettörvénye (Bagolyvár) • Stephen R. Covey: A sikeres élet hét aranyszabálya (Édesvíz) • http://idogazdalkodas.lap.hu • www.pomodorotechnique.com |
Pomodoro-technika:
Az egyik legnépszerűbb időgazdálkodási módszer: az elúszás összes okát segít kiiktatni. A munkát 25 perces szakaszokra – pomodorókra – osztja fel. Mindegyik után kötelező beiktatni egy 5 perces szünetet (négy pomodoro után legalább negyed órát kell pihenni). 25 perc éppen elég arra, hogy egy komolyabb feladatot is végrehajtsunk, ráadásul úgy, hogy közben nem lankad a figyelmünk. Ezután abba kell hagyni a munkát, és mással foglalkozni: felállni a géptől, rendet rakni, elintézni egy-két telefont. A szünetek fontosabb elemei a módszernek, mint maguk a pomodorók, mivel a pihenőkkel tudunk az agyunk teljes kapacitását kihasználva dolgozni.
Tapasztalatok:
Nekem ez a módszer vált be a leginkább. Mivel tudtam, hogy csak 25 percig kell dolgoznom, könnyebb volt nekiülnöm még a nagyobb, rettegett feladatoknak is. Abban a 25 percben intenzíven dolgoztam, és csak a munkára koncentráltam. Nem interneteztem, nem facebookoztam, de még a telefont sem vettem fel. Az 5 perces szüneteket is hasznosan tudtam eltölteni: rendet raktam az asztalomon, elmosogattam néhány edényt, vagy csak átmozgattam magam. Az 5 perc pont elég volt ahhoz, hogy az agyam felfrissüljön, és újult erővel kezdjek neki a következő pomodorónak. A szünetekben fantasztikus ötleteim támadtak, és végre úgy éreztem, tényleg végigdolgoztam a napot, üresjáratok és időrabló tevékenységek nélkül.
Cikkünk a Nők Lapja Psziché legfrissebb számában jelent meg.
A tartalomból:
- Társfüggőség
- Miért szeretünk adni?
- Cyberözvegyek – Férjük inkább a laptopjával bújik ágyba
- Apának lenni 20, 40, 60 évesen
- Méltósággal megöregedni
- Tavaszi tisztítókúrák
Ha szeretnél előfizetni a magazinra, itt megteheted!
