A rengeteg információ feldolgozása – ami napközben ér el bennünket – a munkaidőből csípi le a hozzá szükséges perceket. A legmodernebb telekommunikációs eszközök térhódítása pedig részben tovább nehezíti és akadályozza az időbeosztásunkat. Az internet a legtöbbször nagy segítség, de elúszni az idővel könnyedén lehet általa, a világhálón való munkahelyi szörfözés az egyik igazán időrabló tevékenység. A mobiltelefon pedig az éppen zajló munkafolyamatokba, munkamegbeszélgetésekbe kiabál bele illetlenül, kibillentve a dolgozót a munkatempóból.
A feladatoknak rangsora van
“Ha azért megyünk a munkahelyünkre, hogy hasznosan töltsük el az időnket, különbséget kell tudni tennünk lényeges és lényegtelen információ között, valamint ennek szellemében kell rangsorolnunk a kapott feladatokat” – tanácsolja Nagy Péter.
A rangsorolásban sokat segíthet az ‘ABC módszer‘, mellyel négy csoportba sorolhatjuk a munkafeladatokat:
a., azonnal meg kell csinálni,
b., a mi dolgunk, de nem annyira sürgős,
c., adjuk másnak (már, ha van beosztottunk),
d., szemétkosárba való.
Az időgazdálkodásról szóló tudományos kutatások szerint a munkanap 60 százalékára érdemes munkát tervezni, 40 százalékot pedig a váratlan tevékenységekre kell meghagyni, vagyis: nyolc órás munkanap esetén 5 órára tervezhetünk biztonsággal előre.
Nincs egyenletes teljesítmény
Ha elsajátítottuk a rangsorolás technikáját és sikerül a feladatokat sorba állítani, elkezdhetjük a munkát, amit – egy munkanap folyamán – csak egyenetlen teljesítménnyel vagyunk képesek végezni. Ezt nagyon fontos figyelembe venni, mert az egyéni teljesítménygörbe nem minden feladatnak kedvez, nem mindegy mit és mikor végzünk el. A napi teljesítményt hullámhegyek és hullámvölgyek jellemzik. Általában délelőtt teljesítünk jobban, délután rosszabbul, ami az egyéni bioritmustól függően tovább módosulhat, de az mindenkire érvényes, hogy ingadozik a munka teljesítménye. Érdemes hát a nehezebb, a nagyobb koncentrációt igénylő munkát azokra a napszakokban megtenni, amikor tapasztalásaink szerint ‘hullámhegyen’ járunk” – javasolja a szakember.
Az empirikus kutatás és a reprezentatív felmérések azt bizonyítják, hogy hölgyek nagyobb terheléssel képesek tartósan sokáig dolgozni. A férfiak teljesítményét több hullámvölgy keresztezi, mialatt a nők ingadozás nélkül dolgoznak.
Ha elsajátítottuk a rangsorolás technikáját és sikerül a feladatokat sorba állítani, elkezdhetjük a munkát.
Hasznos feladatok
Kutatások szerint a nagy horderejű döntést képviselő tennivalók, vagyis a nagyon fontos döntések az összes feladatoknak csupán 15 százalékát teszik ki, ám hasznosságban 65 százalékot képviselnek. Tehát, először is fel kell tudni ismerni és az első csoportba sorolni a legfontosabb tennivalókat, hiszen nagy mértékben ezen múlik az összteljesítményünk.
A másoknak kiadható, “C” kategóriába sorolandó feladatoknál, éppen fordított a helyzet. Ezek képviselik az összes feladat 65 százalékát, ám az értékteremtésre csak 15 százalékos a hatásuk.
Ne érjünk rá arra még
A szakemberek véleménye szerint akkor lehetünk a leghatékonyabbak, ha egy nappal előbb, pontosan megtervezzük a napunkat. Előre kell tervezni és előző nap este átgondolni, néhány címszóban papírra vetni, hogy mit tervezünk a következő napra. A célok soha sem lehetnek irreálisak. Vigyázzunk, hogy ne vállaljunk egyszerre sokat, mert akkor nagyon könnyen elmerülhetünk a munkában és ez frusztrációt okozhat. A napi pontos terv ellenére lényeges, hogy megőrizzük a rugalmasságunkat. Ha hirtelen, váratlanul egy nagyon sürgős és fontos feladat esik a fejünkre, rögtönöznünk kell, ami rugalmasság nélkül lehetetlen.
Tanulható-tanítható
Olyannyira kulcskérdéssé vált az időbeosztás a felgyorsult tempó miatt, hogy tréning cégeknél külön ennek oktatására szerveznek tanfolyamokat, nagy sikerrel. Olyan technikák tanulhatók meg az idő beosztása kapcsán szakemberek által, melyek, ha készségszinten működésbe lépnek, elkerülhetővé válik feszültség és stressz elhatalmasodása. Olyannyira optimalizálhatóvá válik az idő-energia-befektetés a munkavégzés során, hogy hatásfokában jóval magasabb szintet érhetünk el, mely elégedettségünket fokozza, s elindulhat a pozitív spirál, mely további eredményességet indukál.
Ami akár azt is jelentheti, hogy aki a jól bevált, tanulható módszereket magáévá teszi, s az időmenedzselésben már nagyon hatékonyan halad, még szabad perceket-órákat is lecsíphet magának napközben a munkaidőből saját szabad felhasználásra.
Hajós Dániel
