Miért van manapság szükségünk időgazdálkodásra, miben más most a helyzet, mint mondjuk 50 évvel ezelőtt?
Valójában mindig is volt időgazdálkodás, csak nem így hívtuk. Maga a szó egy mesterkélt terminus technicus, és eleve őrült elnevezés. Az idővel ugyanis nem lehet gazdálkodni, az csak van. Régen azért nem volt rá szükség, mert nem gondolkodtak ilyenen az emberek, nem érezték azt, hogy zsúfolt az életük. Mondhatnánk, hogy az ük-ük-ük-őseinknek sokkal több idejük volt, de valójában nem, mert gondoljunk csak bele, például mennyi mindent kellett a ház körül csinálni. Ezeket ma már mind kiváltottuk valamilyen kütyüvel vagy szolgáltatással. És mégis mi, a 21. században érezzük azt, hogy nincs időnk. Ez a túlzsúfoltság és túlhajszoltság eredményezte azt, hogy megszületett ez az új fogalom, mert egész egyszerűen muszáj valamit kitalálnunk a saját időnk, életünk optimalizálására. Az időgazdálkodás szó azt sejteti, hogy ez egy mennyiségi értelmezés, de valójában a minőségről szólna. A cégek megmaradnak a mennyiségnél, mert ők eszközt látnak benne, hogy minél jobban kizsigereljenek minket, ha pedig az egyén közelíti a kérdést, ő minőséget lát benne, hogy végre jobb legyen mondjuk egy szerdai nap: ha hatékonyabb tudok lenni délelőtt, akkor a délután megmarad nekem egy kis láblógatásra.
Éppen ez merült fel bennem: önt mivel keresik meg gyakrabban az emberek? Több munkát akarnak elvégezni adott idő alatt vagy többet szeretnének pihenni, kikapcsolódni?
Mindkettőre van precedens, itt az arány az érdekes. A céges megrendeléseknél a munkamegbeszéléseken ilyen szavak hangzanak el: hatékonyabb, eredményesebb, effektívebb, produktívabb. Ez az egyén szintjén is előfordulhat, de ott inkább az merül fel, hogy valami rossz, hogyan lehetne ezt máshogy csinálni.
Szívesen hangoztatom, hogy bárkinek a hetében tudnánk találni 10, 20 vagy akár 25 órát is, ami már ott van, és magára vagy a szeretteire fordíthatná, csak egy kicsit jobb szervezésre van szükség, vagy más technikát, rendszert kell használni.
Limpár Imre (Fotó: Lakos Gábor)
Mik ezek a technikák, rendszerek?
Vannak időgazdálkodási elvek, ez egy szemlélet, egy megközelítés, léteznek tűzoltásos praktikák, amik akkor működnek kiválóan, ha káosz van, és ég a ház, vannak komolyabb technikák, és olyanok is, amikor szisztémák, rendszerek mentén, egy struktúra szerint építjük fel az életünket. Bármelyikkel lehet operálni ezek közül, de akár többel is egyszerre.
Pomodoro technika
A paradicsom (olaszul pomodoro) formájú konyhai időzítőről elnevezett módszer lényege, hogy 25 perces egységekben kell gondolkodni: eldöntjük, hogy a következő 25 percben mivel foglalkozunk, addig lenémítjuk a telefont, nem kezdünk el böngészgetni a neten, nem facebookozunk, csak az adott tevékenységre koncentrálunk. Ezután jöhet egy 5 perces szünet, amíg pihenünk, és eldöntjük, mi legyen a következő teendő. A módszer azért hatékony, mert csak egyetlen dologra fókuszálunk, nincs, ami elterelje a figyelmünket, és a ciklikusság is segíti az összpontosítást.
Mi az, amit ezek közül a technikák közül kiemelne?
Először is egy elv, sokszor ez az egésznek a rákfenéje. A közoktatás arra nevel minket, hogy amikor van egy feladatunk, ahhoz rendeljük hozzá az időt. Ha bárki is tisztességesen akar dolgozni, akkor felteszi a kérdést, hogy ezt a munkát mennyi idő alatt tudom százszázalékosan elvégezni – épp úgy, mint amikor például matek-záródolgozatra készültünk. Ez 12 évnyi masszív struktúra, zsigerből jön, de később élhetetlenné válik, és ezért úszunk el. Például egy egyetemistának kutyakötelesség lenne – de nem teszi – megkérdezni azt, hogy ez a tárgy nekem hány órát ér meg. Nem azt kellene mondania, hogy itt van ez a vizsga, és mondjuk három nap tanulás után lesz meg a négyes vagy az ötös, hanem azt, hogy nekem ez a vizsga másfél napot ér meg. Ezt húznám alá leginkább, mert ez egy generális attitűd, ami szerintem a magyar emberek 70-80 százalékát negatívan befolyásolja. Az érettségiig kiválóan működik, utána már nem.
Persze nem az az időgazdálkodási művészet, hogy akkor ettől fogva mindig az időhöz rendelem a feladatot, mert az is élhetetlen lesz, bizonyos dolgokat nem lehet így csinálni. A kettő között tudni kell váltani – na, ez a művészet. Még egy mondás: nem azt kérték, hogy tökéletes legyen, hanem hogy szerdára meglegyen. Ez is egy elv, a maximalisták, perfekcionisták nem szeretik. Csakhogy a megrendelő határozza meg, hogy mi a neki megfelelő szint, nem a végrehajtó. Ha ő megelégszik ezzel, akkor én szerdára leadom azt az anyagot, és ha ő elfogadja, akkor onnantól kezdve nem az én ügyem. Nyilván egy lelkiismereti, szakmai minimumot azért hozunk, de hogy még cizelláljunk is? A siker tervezhető – A praktikus tudás lélektani könyve című kötetemben külön fejezet szól az időgazdálkodásról, és annak technikáiról.
A hatos módszer
Ha hajlamosak vagyunk halogatni és felhalmozni a teendőket, akkor nagy segítségünkre lehet ez a technika. Először is gondoljuk végig, mi az a hat dolog, amit meg kellene csinálnunk a következő napon, ezeket priorizáljuk, és szedjük listába. Fontos, hogy később ehhez tartsuk magunkat, sorrendben haladjunk. Amíg ezeket nem végeztük el, ne foglalkozzunk mással. Ha esetleg mégsem sikerül befejezni, a következő nap a fennmaradó feladatokkal indul. Például a holnap megmaradt 5. és 6. feladat lesz a holnaputáni 1. és 2. Ilyen egyszerű.
Az a tapasztalatom, hogy nem csak a szervezetlenség miatt vagyunk hajlamosak elúszni a feladatokkal, van, hogy túl sok időt töltünk felesleges dolgokkal. Mik ezek az időrabló tevékenységek, amikre jobban oda kellene figyelnünk?
Az időrablók apró másodperceket, perceket vesznek el szisztematikusan az életünkből. Általában a lopott két percekkel van a baj: „Ó, ez csak 5 perc, azon nem múlik semmi!”, „Ez a YouTube-videó még belefér!” Igen ám, de egy hét alatt mennyi idő megy a kukába emiatt? Irgalmatlanul sok időrabló van, csak párat emelnék ki, a teljesség igénye nélkül. A személyes kedvencem a „SIE”, a „Spontán Idő Elbaltázás”. Ez általában mindenkinél más, de a fiatalabb korcsoportban biztos, hogy az internethez van köze. Külön időrabló maga a telefon. Magyar adat szerint egy Z generációs, tehát 1995 után született fiatal 330 percet van jelen online egy nap, és ez az érték a teljes magyar átlagra vetítve is körülbelül 230 perc. Ez brutális.
Előadásokon mindig cikizem a hallgatóságot azzal, hogy ha napi két órát facebookozunk, akkor a sírkövünkre rávésethetjük, hogy XY, élt ettől eddig, életében 6 és fél évet volt a Facebookon, és ha Z generációs, akkor 19 évet volt online. Csodálatos, nem?
Bárkinek a hetében tudnánk találni 10, 20 vagy akár 25 órát is, ami már ott van, és magára vagy a szeretteire fordíthatná (Fotó: Lakos Gábor)
Az idős generációnál az egyik legfőbb időrabló a tévé. Rengeteg 50-es, 60-as korcsoportba tartozó ember három híradót is megnéz egy nap. Aztán az időrablók között ott vannak még a fölösleges találkozók és megbeszélések. Én azt vallom, hogy a munkahelyi megbeszélések 80 százalékának semmi értelme nincs. Ezt elmondják az alkalmazottak, a beosztottak, a megbízók, a főnökök, és mégis ennyi megbeszélés van. Pedig minden találkozó elején csak két dolgot kellene leszögezni: egy, meddig vagyunk, kettő, mi a megbeszélés célja. A stressz és kifáradás önmagában időrabló, a döntési képtelenség, a nemet mondásra való képtelenség, a szervezetlenség… Rengeteg ilyen van, a lényeg, hogy a sajátjainkat definiáljuk, és aztán tudunk vele valamit kezdeni.
Hova forduljon, aki komolyabban szeretne foglalkozni az időgazdálkodással?
Az első szint, hogy meghallgat egy-két okosságot, előadást a neten, a második, hogy elolvas pár dolgot, itt inkább szakmai tartalmakra gondolok, a következő, hogy könyvet olvas a témában, aztán azt fel is dolgozza. Ezt sokan félreértik. Úgy soha nem lesz egy önsegítő könyvből sem hasznos anyag, hogy elolvasom, mint egy regényt, felrakom a polcra, aztán konstatálom, hogy ez sem változtatott meg. Ki kell próbálni a technikákat, átültetni a gyakorlatba, megadni neki az időt, hogy működjön. A legfelső szint, amikor megkeresek egy szakembert.
m=m technika
Azaz majd egyenlő most. Ha a te feladatlistádon is sorakoznak olyan régóta halogatott dolgok, mint például a ruháid kiszelektálása vagy egy nem túl kellemes telefonhívás, ezt a technikát érdemes bevetni. Akár egy napot is kijelölhetsz rá. Pofonegyszerű: akárhányszor eszedbe jut, hogy egy feladatot el kellene végezni, és csak legyintenél rá, hogy „majd”, kapj észbe, és tedd meg most.
Most, hogy itt a december, és jön a nagy karácsonyi rohanás, különösen aktuális lenne beiktatnunk néhány időnyerő technikát. Milyen tippet adna az olvasóknak?
Csináljuk pont azt, amitől rettegünk: lassítsunk. Felezzük meg a járásunk tempóját, és figyeljük meg, hogy hat ez ránk. A legtöbben először megőrülnek tőle. Még egy ilyen: engedjünk el közlekedési eszközt. Tipikus jelenet, imádok ezzel szórakozni, rendszeresen meg is teszem. A 4-es, 6-os általában percenként jön csúcsidőben. Itt van az egyik, és már látom a következőt. Az emberek pedig odaadják a lelki békéjüket, összezsúfolódnak, szitkozódnak, minden bajuk van, és úgy állnak a villamoson, mint a heringek. Ilyenkor, ha szétnézek, általában csak körülbelül tízen maradunk a megállóban. Múltkor a harmadik szerelvényre szálltam fel, és abban már komfortosan lehetett utazni. Veszítettem két percet, de nyertem egy csomó lelki békét.
Az időgazdálkodás érdemben az életritmusról és életstílusról szól, a lényege pont az lenne, hogy merjünk egy kicsit lassítani, hogy aztán az így nyert nyugalom meghozza a hatékonyságot.
