Így karácsony előtt megduplázódott a munka szinte mindenhol, olyan, mintha a cégek nem egy háromnapos ünnepre, hanem minimum a világ végére készülnének. Ezzel pedig még inkább előjött a probléma, ha nem jól osztod be az idődet, és szétfolyik a munka a kezeid között. Nem reménytelen a helyzet, pár éve ugyanilyen problémákkal küszködtem, azt éreztem, egyfolytában dolgozom, mégsem haladok semerre. Nekem a következő trükkök segítettek abban, hogy az időmet sokkal hatékonyabban be tudjam osztani.
Egyszerre egy dologra figyelj!
A Facebook és a Twitter nem tartozik a munkához általában, mégis nyitva vannak, és küldik az értesítéseket, aminek nem lehet ellenállni. Iszonyatosan rabolják az idődet, nem tehetsz róla, muszáj odakattintani és megnézni, kitől jött üzenet, ki szólt hozzá a posztodhoz, ha már ott vagy, válaszolni is kell. Kapcsold ki az értesítéseket a telefonodon, csukd be a gépeden a közösségi oldalakat, ha tényleg haladni szeretnél a munkáddal. Ha belevágsz egy feladatba, akkor csináld teljes figyelemmel, a multitask csak egy mítosz, minél többfelé osztod a figyelmedet, annál lassabban leszel kész. Ha csörög a telefonod, várhat. Ha odamegy hozzád egy kolléga, meg lehet mondani neki, hogy még 20 perc, és kész leszel, utána tudtok beszélni. Ne hagyd, hogy az idődet mások és a közösségi oldalak osszák be.
A legnehezebb feladattal kezdd!
Trükkös az emberi agy, mert persze, hogy a legkönnyebb munkákkal akarna kezdeni. Hatékonyság szempontjából azonban az a célravezető, ha elsőként a legnagyobb falattal birkózol meg, mert ez ad egy olyan lökést a nap további részére, hogy a többi feladat már sétagalopp lesz. Ráadásul, ha a végére hagyod a legnehezebbet, nyomasztani fog egész nap, hogy még nincs kész, ami pedig fontos lenne, hogy kész legyen. Ne maszatolj a leveleiddel meg apró-cseprő ügyekkel, inkább csapd le a fejét egyből a legnagyobb sárkánynak, így sokkal gördülékenyebben megy majd a többi munka a nap folyamán.
Írj jegyzeteket!
Ahhoz, hogy az előző ponthoz profin tudd magad tartani, fontos, hogy jegyezd fel magadnak az aznapi munkákat. Majd amikor összeírtad, milyen feladatokat kell megcsinálnod, nézd meg, melyik az, ami tűzoltás, azaz hirtelen meg kell lennie, melyik az, ami nagy feladat és fontos, és melyik az, ami töltelék és adminisztratív feladat. Ezzel máris megvan a prioritás, és be tudod osztani magadnak, hogy milyen sorrendben csináld meg a dolgodat.
Le a meetingekkel!
Bocs, főnökök, de a meetingek a legnagyobb időrabló tevékenységek mind közül. Hatékonyság szempontjából nem sok értelmük van, és nagyon ritkán hangzik el rajtuk olyan információ, ami ne férne bele egy háromsoros levélbe. Cserébe viszont egy egyórás meeting három órát elvisz a munkaidőből, amit akár hasznosan is el lehetne tölteni. Három órát, igen, mert előtte felkészülés, utána a lecsengés is időbe telik, az emberek agya nem tud kapcsolóval váltani az események és feladatok között egyik pillanatról a másikra.
Ha a négy közül már hármat meg tudsz valósítani – mert a meetingek alkalmazottként nyilván nem rajtad múlnak –, akkor már nyert ügyed van, és meglátod, kétszer olyan gyorsan végzel a feladataiddal, mint eddig.
