A hatékonyságnak sok ellensége van, például a túl sok meeting, a külső hatások az irodában, a kollégák és multitasking, mind olyan, ami nem tesz jót a feladatok elvégzésének. Ha vannak körülötted, beszélnek, zsezsegnek, félbeszakítanak, akkor mindig újra kell kezdeni az adott gondolatmenetet, időbe kerül, hogy felvedd a fonalat, mert folyton elejted, így aztán nem csoda, ha a hatékonyság nem szárnyal igazán. Főleg januárban, amikor a munkakedvünk és motivációnk amúgy sem mondható kiemelkedőnek.
Az élet minden területén hatékonyak akarunk lenni
Természetesen hatékonyságról nemcsak a munka területén beszélhetünk, hiszen a mindennapi életben is állandó feladat- és problémamegoldás vár ránk, elég, ha csak egy bevásárlásra vagy a gyerekek menedzselésére gondolunk. A hatékonyságba minden beletartozik, amikor egy célt el akarunk érni, legyen az a munkahelyen vagy a magánéletünkben. Ezért is olyan fontos, hogy harcoljunk a hatékonyságért, amire az igazi nagy fenyegetést a mentális csapdák jelentik André Kukla, a Mental Traps: The Overthinker’s Guide to a Happier Life (Mentális csapdák: A túlgondolkodók útmutatója a boldogabb élethez) című könyv szerzője szerint.
Ha megtanuljuk felismerni ezeket a mentális csapdákat, akkor jobb eséllyel vesszük fel a harcot a hatékonyságot fenyegető veszély ellen. Már ha az a célunk, hogy az életünket kicsit jobban tudjuk irányítani. Nir Eyal viselkedéskutató dolgozta fel André Kukla könyvét, amely alapján a következő mentális csapdákat írta le, mint a hatékonyság legnagyobb ellenségeit. Szerencsére nemcsak a csapdákat, hanem a lehetséges megoldásokat is taglalta az elemzésben.
Mentális csapda: hibás tervezés
Az Amerikai Pszichológiai Társaság szerint a hibás tervezés a hatékonyság szempontjából az a tendencia, hogy alábecsüljük a jövőbeli feladat elvégzéséhez szükséges időt, részben azért, mert túlságosan optimista teljesítmény-forgatókönyvekre támaszkodunk.
Az egyes feladatokhoz szükséges idő alulbecslése azt jelenti, hogy folyamatosan képtelen vagy tartani magad az ütemtervhez. Emiatt aztán elcsúszol a határidőkkel a munkában vagy nem megy időben aludni este a gyerek, esetleg soha nem sikerül az edzéstervet véghez vinni, amit kitűztél magadnak év elején. Ha rosszul ítéled meg, hogy mennyi időre van szükség a feladatok megoldásához, az azt is jelentheti, hogy túl sokat akarsz elvégezni egy nap alatt, ami aztán az élet minden területén érezteti a hatását. Például, ha a munkában annyit vállalsz magadra, hogy nem végzel vele időben, akkor azt kénytelen leszel hazavinni, otthon befejezni, amitől máris sérül a magánéleted és énidőd.
Az alábecsült időráfordítás mindig azt eredményezi, hogy valami mástól kell elvenni az időt ahhoz, hogy el tudd végezni a feladataidat.
Akár kiégéshez is vezethetnek a magaddal szemben támasztott magas elvárások, illetve az, hogy úgy érzed, nem tudod irányítani a feladatok határidőre teljesítését. Miután feláldoztad a korábban szórakozásra, öngondoskodásra vagy alvásra szánt órákat, a hosszan tartó vagy ismétlődő stressz okozta érzelmi, mentális és gyakran fizikai kimerültség állapotába kerülhetsz, ami biztos, hogy nem növeli a hatékonyságot.
Részlet A hivatal című sorozatból (Forrás: Netflix)
Megoldás: kötelező időbeosztás
Azt gondolnánk első pillantásra, hogy a fenti problémára a teendők összeírásában, to do listák gyártásában rejlik a megoldás, pedig önmagukban ezek a listák is inkább csapdát jelentenek, ha nem csinálsz időbeosztást is mellé. Anélkül ugyanis nem mutatják meg a prioritásokat, és nem segítenek a reális ütemterv betartásában sem.
Az időbeosztás ezzel szemben egy olyan időgazdálkodási technika, amelynek segítségével minden egyes tevékenységre egy meghatározott időtartamot foglalsz le a napodban.
Ez egy nagyszerű módja annak, hogy legyőzd a hibás tervezést és átvedd az irányítást a saját időd felett. Manapság már számos app is segítségedre lehet az időbeosztásban, amiben nyomon követheted, hogy általában mennyi időre van szükséged egy munkaprojekt, egy vacsorafőzés, egy edzés vagy bármi más elvégzéséhez. Ha előre beosztod időben a tevékenységeket, és inkább több időt adsz egy feladatra, mint kevesebbet, akkor reálisabban tudod megtervezni a napot és kisebb eséllyel fekszel le túlhajszoltan, a kudarc érzésével a nap végén.
Mentális csapda: csak pár perc
Előfordult már, hogy megnyitottál egy lapot a böngésződben, bosszankodtál, hogy milyen sokáig tart a betöltés, úgyhogy megnyitottál egy másik oldalt, amíg vártál? Vagy nézegettél egy közösségi oldalt, miközben az egyik megbeszélésről a másikra mentél? Azzal, hogy „csak pár percig” ilyen elterelő hadműveleteket csinálsz az agyaddal, könnyen letérítheted magad a pályáról és elveszhetsz az időben, ami aztán persze a hatékonyság kárára megy.
Megoldás: a 10 perces szabály
Legközelebb, amikor késztetést érzel arra, hogy munka vagy egyéb feladat közben megnézd a telefonod, nyiss egy új tabot, inkább várj 10 percet. Valószínű, hogy 10 perc alatt a késztetés teljesen megszűnik. A 10 perces szabály segítségével egy lélegzetvételnyi időre befelé figyelsz, észleled, azonosítod a saját érzéseidet, így esetleg azt is megtalálod, hogy miért érzel késztetést a telefonozásra, feladattól eltérésre. Ez hatékonyan segíthet kezelni az olyan zavaró tényezőket, mint például a munka helyett csetelés vagy az unalomból elkövetett nassolás.
Mentális csapda: gyorsaság vs. fontosság
Egy tanulmány szerint a hatékonyság nagy gyilkosa, amikor a gyorsaságot választjuk a fontos feladat helyett: „Az emberek dönthetnek úgy, hogy rövid befejezési ablakkal rendelkező, gyors feladatokat végeznek el a több időt kívánó, fontos feladatok helyett”.
Más szóval, hajlamosak vagyunk az ötperces, kicsit sem fontos feladat elvégzését előnyben részesíteni a fontos, órákig tartó projekt helyett.
Az e-mail tökéletes példa erre, amit Eyal a modern dolgozó átkának nevez. Egy átlagos irodai alkalmazott naponta nagyjából 100 üzenetet kap. Még ha mindegyikre csak két perc válaszolni, ez akkor is több mint három órát tesz ki naponta. Ha hagyod, akkor az e-mailezés simán felemészti az összes időt, amire a fontosabb feladatokra lenne szükséged.
Megoldás: fókuszált munka
Az időbeosztás megvédhet minket a nem annyira fontos feladatok csábításától. A naptárában foglalj le egy időszakot a fókuszált munkára (vagy énidőre, akármire, ami fontos számodra), és tudasd a családdal, kollégákkal, főnökkel – aki esetleg megpróbálna ebben az időben megakasztani a feladat elvégzésében –, hogy nem leszel elérhető egy bizonyos ideig. Így megszűnik a bűntudat és szorongás, amit azért érzel, mert nem válaszolsz 30 másodpercenként az e-mailekre és üzenetekre.
A fókuszált munka megtervezése azt is tudatosítja, hogy minden más feladat, amit ebben az időben végzel, csak figyelemelterelés.
Lehet, hogy kísértésbe esel, hogy megnézd a leveleidet, vagy ha otthonról dolgozol, gyorsan bedobd a szennyest a mosásba – de ez tilos a fókuszált munka alatt.
Forrás: Netflix
Mentális csapda: szégyen, hogy nem végzel el mindent
Mivel nem vagy gép, ezért meg kell bocsátanod magadnak, hogy nem éghetsz minden pillanatban a maximális lángon, ami azt jelenti, hogy lesznek bőven olyan napok az életedben, amikor egyáltalán nem sikerül a feladataid végére érned, és nem éred el még a minimális hatékonyság szintjét sem. Ha emiatt szégyenérzeted van, akkor azzal csak még tovább rombolod a saját hatékonyságodat. Az önhibáztatás mérgező, amitől egyre rosszabbul érzed magad, ez pedig oda vezethet, hogy még inkább keresni fogod a figyelemelterelő eszközöket, hogy elmenekülj a szégyen fájdalmától.
Megoldás: megbocsátás és önszeretet
A kudarc és szégyenérzet ellen a leginkább azzal tehetsz, ha megbocsátod magadnak, hogy ember vagy és nem vagy tökéletes. Ha az önszeretet a kiindulópontod, és ebből vállalod a felelősséget a tetteidért, akkor sokkal ellenállóbbá válsz a kudarcokkal és csalódásokkal szemben. Ha azon kapod magad, hogy a fejedben lévő kis hangra hallgatsz, ami önostorozásba kezd, fontos, hogy tudd, hogyan reagálj rá.
Ahelyett, hogy elfogadnád, amit mond, vagy vitatkoznál vele, emlékeztesd magad arra, hogy minden akadály a fejlődés folyamatának része.
A szakember azt javasolja, hogy beszélj úgy magadhoz, ahogyan egy barátodhoz beszélnél. Hajlamosak vagyunk saját magunk legrosszabb kritikusai lenni, de ha úgy beszélünk magunkkal, ahogyan egy barátunknak segítenénk, akkor a helyzetet annak láthatjuk, ami valójában.
