2020. Március 18.

Profi tippek az otthoni munkavégzéshez: a pihenésre is gondolj!

Most, hogy rengetegen kényszerülnek rá, hogy otthonról dolgozzanak, utánanéztünk, mi a titka a hatékony home office-nak.

Andersen Dávid

A koronavírus miatt egyre több korlátozást vezetnek be, hogy az egyre több emberhez elérő járvány minél kevésbé terhelje meg az egészségügyi ellátórendszereket. Magyarországon sincs ez másképp, hétfőtől pedig már az iskolai oktatást is otthonról kell megoldania több ezer magyar családnak. Természetesen a munka sem állhat le, aki csak teheti – illetve, akinek engedik – otthonról, „home office”-ból dolgozik.

Sokak számára ez egy új, nem feltétlenül kényelmes helyzet. Míg egy-egy elhúzódó betegség, háztartási vészhelyzet miatt bizonyára mindenkivel volt már úgy, hogy pár napig rákényszerült, hogy otthon maradjon, most azonban sajnos úgy néz ki, hosszabb időre kell berendezkedni rá, hogy a lakásunk lesz a munkahelyünk. Ahhoz, hogy ez minél kevesebb kellemetlenséggel járjon, nem árt pár dolgon változtatni. Szerencsére létezik egy jelentős réteg, akik közül sokan életformaként tekintenek a home office intézményére. Ők az úgynevezett szabadúszók, digitális nomádok, akik arra tették fel az életüket, hogy kötöttségektől mentesen, a világ bármely pontjáról tudjanak dolgozni és ezzel pénzt keresni a megélhetésük fedezésére.

Sok cég is szeret szabadúszókkal dolgoztatni, az ő esetükben ugyanis egy csomó olyan teher alól mentesülnek, ami egy státuszba vett alkalmazott foglalkoztatásával járna. Cserébe a szabadúszók rugalmasabb és változatosabb munkákkal akár többet is tudnak keresni, mint amennyit egy cég munkavállalójaként haza tudnának vinni. Egyre népszerűbb ez a foglalkoztatási forma, a statisztikák pedig arra utalnak, hogy egyre csak gyarapodik a szabadúszó munkavállalók száma: a Freelancer Worldwide számai szerint például már 2016-ban is 45 százalék volt a szabadúszók aránya az Európai Unió 27 tagországában, míg az Egyesült Államokban éppen 2020-ra jósolták, hogy ez a szegmens átlépi az 50 százalékot, vagyis, az összes munkavállaló több mint fele ilyen formában keresi majd a kenyerét. Persze, ezekbe a statisztikákba még nem számolták bele a koronavírus-járványt, ami valószínűleg tovább gyarapítja majd a szabadúszók táborát.

Dolgozz úgy, mint egy szabadúszó!

Akinek nincs állandó munkahelye, vagy egyéni vállalkozóként ide-oda bedolgozik, annak otthon kell kialakítani a klasszikus értelemben vett otthoni irodát, azaz home office-t. Persze, a digitális nomádok épp azt szeretik a legjobban ebben az életmódban, hogy akár a tengerpartról, akár a kedvenc kávézójukból is felvehetik a munkát. Mivel sajnos a legtöbbünk számára az utóbbi két lehetőség most egy darabig nem lesz elérhető, igyekeztünk minél több hasznos tanácsot összeszedni a freelancer-fórumokról és megszólalónktól is, hogy a koronavírus miatti home office a lehető leghatékonyabb legyen. A módszereket természetesen az otthoni távoktatásban részt vevő gyerekek is nyugodtan alkalmazzák. Lássuk, mit mond az, aki már évek óta úgy dolgozik, ahogy most sokan!

„Tény, hogy én már évek óta ezt csinálom, de a szabadon választott home office nagyon-nagyon más, mintha kényszerből kellene csinálni – mondta kérdésünkre Borissza Kitti távmunka-facilitátor, digitális nomád, aki éppen Kolumbiában tartózkodik, de dolgozott már Srí Lankán, Izraelben, vagy épp a Budapest és Csopak között zötyögő vonaton. – Ezért a mostani helyzetben érdemes arra koncentrálni, hogy a bezártságot minél jobban el tudjuk viselni, ezzel kapcsolatban tudok adni pár tanácsot, ami a személyes munkavégzést is gördülékenyebbé teszi, de a szervezeti működésben is segít.”

Tartsd be a napi rutint!

Bár a home office nagy előnye, hogy akár a kedvenc mackónadrágunkban, de akár pizsamában is lehetünk egész nap, senki sem fog ránk szólni. Igen ám, de így hamar azt fogjuk tapasztalni, hogy elmosódnak a határok a szabadidő és a munkavégzés között és még este nyolckor is a napi feladataink elvégzésével leszünk elfoglalva.

Ez ellen az egyik legjobb módszer, ha reggel úgy kelünk, mintha továbbra is a „bejárós” munkahelyünkre indulnánk. Keljünk fel a szokott időben és készüljünk el, mint mindig: fürdőszoba, öltözés, reggeli, kinek-kinek igénye szerint. Annyi csupán a különbség, hogy ha végeztünk, nem az ajtó felé indulunk, hanem leülünk dolgozni. Függetlenül attól, hogy valaki számítógépen dolgozik otthon, papírokat kezel vagy kétkezi munkát végez, ha megtartjuk a „normál” működés kereteit, az a kényszerű otthoni munkavégzést is megkönnyíti.

„Nagyon fontos, hogy tartsuk a rutint – hangsúlyozta Borissza Kitti. – Bár én önkéntes home office-ban dolgoztam eddig, de gyakran változó helyszíneken, így számomra is nagyon fontos, hogy meglegyen az állandóság. Reggelente jógával készülök a napra, és nagyon megérzem, ha ez valamiért így marad.”

Célszerű listát írni a teendőinkről és munkakezdés után nekimenni a leggyorsabban elvégezhető feladatnak. Ezzel rögtön a nap elején kapunk egy kezdő lökést, hogy már valamit meg is csináltunk, ami segíthet megtartani a lendületet a nap folyamán.

Borissza Kitti már szinte a világ minden táján dolgozott távmunkában

„Az idő beosztására nekünk nagyon jól bevált az úgynevezett Pomodoro-technika: az egyes feladatokat lebontjuk 25 perces egységekre, ezek mérésére egy tojásfőző órát használunk – mondta Borissza Kitti. – Minden egység után tartunk 5 perc szünetet, aztán jön a következő 25 perc, amíg fókuszáltan, egy dologra koncentrálva dolgozunk. Négy egység után lehet egy nagyobb, 15-20 perces szünetet tartani. Ez a kollégákkal való együttműködésre is jó, ha azt mondjuk: üljünk össze 4 »egységre«, de ebből csak az elsőben beszélünk, a többiben a magunk dolgával foglalkozunk.”

Gondolj a megfelelő ergonómiára!

Hacsak valaki nem dolgozik rendszeresen otthonról, valószínű, hogy otthon nincs is erre igazán megfelelő infrastruktúra. Pedig kulcsfontosságú, hogy ne egy nyikorgó konyhai zsámolyon, hanem egy rendes, irodai munkát lehetővé tévő széken ülve végezzük a feladatainkat. Ezen persze nem lesz könnyű segíteni, hiszen a koronavírus miatt nem fogunk tudni csak úgy elugrani a legközelebbi bútoráruházba. Arról azonban még így is gondoskodhatunk, hogy megfelelően állítsuk be a számítógépet, hogy ne erőltessük meg a szemünket, a nyakunkat és a csuklónkat sem. Érdemes az alábbi videót megnézni a helyes tartással, de a billentyűzet vagy a monitor elhelyezésével kapcsolatban is. Ha laptopon dolgozunk, érdemes elgondolkodni egy külső billentyűzet beszerzésén, azzal ugyanis sokkal hatékonyabban gépelhetünk, mint a hordozható számítógépek beépített klaviatúráján.

Fontos a gerincünket érő terhelés csökkentése is, ehhez párnát, lábtartót vagy deréktámaszt is bevethetünk. Az pedig legalább ennyire fontos, hogy óránként pár percre álljunk fel és mozogjunk egy kicsit. Elég, ha kimegyünk az erkélyre és csinálunk pár guggolást, karkörzést, de igazából már az is sokat számít, ha időről időre fizikailag is elszakadunk az asztaltól és a számítógéptől, vagy bármilyen más munkától, amivel éppen foglalkoztunk.

Alakíts ki dolgozósarkot!

Az előttünk álló hetekben kifejezetten fontos lesz, hogy a családtagok megférjenek egymás mellett, amit nem könnyít meg, hogy azonos helyen zajlik a távoktatás, a napi munka és persze a háztartást is vinni kell. Ahhoz azonban, hogy ez a lehető legkevesebb súrlódással járjon és a hatékonyságunk se csökkenjen, gondoskodni kell a megfelelő munkakörnyezetről.

Aki megteheti, nevezzen ki egy szobát dolgozószobának, ahová lehetőleg a család többi tagja ne járkáljon be a nap folyamán. Ugyanez vonatkozik a gyerekekre is, az ő esetükben is érdemes kijelölni egy tanulórészt a lakásban, ahol ők az iskolai feladataikat végezhetik – ez esetben a szülők is figyeljenek rá, hogy ne zavarják őket a mászkálással, ne járjanak állandóan a nyakukra.

Ha csak lehet, érdemes úgy kialakítani ezeket a helyeket a lakásban, hogy minél több természetes fényt kapjanak. Ez különösen a nap elején fontos, ez ugyanis sokat hozzá tud tenni a munkakedvünkhöz. Minél tovább tudjuk a nap folyamán fenntartani a természetes megvilágítást, annál jobb, ez a hangulatunknak és a villanyszámlánknak is kedvezni fog.

Ha megtehetjük, ne csak egy „helyszínben” gondolkodjunk. Például, ha olyan feladatunk van, amihez nincs szükség a számítógépre, álljunk fel az íróasztaltól és üljünk át egy másik székre, vagy a kanapéra, de szigorúan csak erre az időre.

A kommunikáció kulcskérdés a távmunka során!

Sokan gyökeresen új élethelyzetbe kényszerültek a koronavírus miatt, a legtöbben még csak ízlelgetik, hogy miből fog állni több millió ember élete az előttünk álló hetekben – bár nem túl jó erre gondolni, de lássuk be, ez inkább hónapokat fog jelenteni. Ez az új helyzet azonban nemcsak arra lesz hatással, hogy miből fognak állni a hétköznapjaink, hanem arra is, hogyan tudunk együttműködni azokkal a kollégákkal, akikkel eddig naponta találkoztunk a munkahelyen, most azonban ahány ember, annyi lakásban ülve teszi mindenki a dolgát.

Borissza Kitti szerint fontos a napi rutin megtartása, de legalább ennyire fontos az átláthatő és nyílt kommunikáció a távmunka során

Borissza Kitti szerint fontos a napi rutin megtartása, de legalább ennyire fontos az átlátható és nyílt kommunikáció a távmunka során

„Most sokan viccelődnek vele, hogy nahát, ez a meeting tényleg lehetett volna akár egy email is – mondta Borissza Kitti. – Ettől függetlenül most nagyon fontos lesz, hogy kivel, hogyan kommunikálunk. Pontosabban annak a szétválasztása lesz nagyon fontos, hogy milyen témában van szükség szimmetrikus, tehát azonnali és aszimmetrikus, időben eltolható kommunikációra. A személyes meetingek – bár nem mindig a leghatékonyabbak – arra is jók, hogy együtt legyünk másokkal, mint emberek. Erre a továbbiakban egyre nagyobb szükség lesz, ahogy egyre többen dolgoznak majd otthonról. Mi az ilyen helyzetek kezelésére azt szoktuk csinálni, hogy összehívunk például egy olyan meetinget, aminek nincs konkrét témája, csupán arra jó, hogy mindenki kibeszélje magából, ami éppen nyomasztja. Ez ugye a nem távmunkában dolgozóknál adott, amikor kávészünetet tartanak, miközben megbeszélhetik a gyerek iskolai ügyeit, vagy bármi mást, most azonban ez a lehetőség – ebben a formában – egy időre megszűnt.

De az is jó módszer, ha valakivel »Skype-ebédeket« tartunk, vagy kávézás közben videóhívás formájában ugyanúgy beszélgetünk. A szimmetrikus kommunikációnak ez a lényege, hogy emberként is megtaláljuk egymással a hangot, mert minden mást meg lehet aszimmetrikusan is csinálni. Illetve, nekem például még az vált be, ami nem egy magától értetődő dolog, hogy szoktunk úgynevezett online »coworking« órákat tartani. Ilyenkor kapcsolatban vagyunk a többiekkel, de nem egymással beszélgetünk, hanem mindenki a saját dolgával foglalkozik. Ez főleg akkor jó, ha eltérő időzónákban vagyunk és az átfedéses időszakokban így tudunk kommunikálni, de a mostani helyzetben is bevethető. Az elején és a végén beszélgetünk egy kicsit, főleg arról, hogy ki mit fog csinálni, vagy mivel foglalkozott nap közben, de aztán mindenki teszi a dolgát, viszont így megmarad az emberi kapcsolat érzése.”

A szakember további módszereket is felsorolt, amelyekkel serkenthető az otthoni munkavégzés. Az egyik ilyen az úgynevezett „stand up meeting”, amikor a munkatársak állva beszélik meg az éppen aktuális témákat. Ez több szempontból is hasznos, hiszen addig sem a gép előtt tespedünk a széken, ráadásul az álldogálás elejét veszi, hogy olyan témákról legyen szó, amelyek nem tartoznak a legfontosabb kérdések közé.

„Ami viszont ennél is sokkal fontosabb, hogy meglegyen vagy kialakuljon a szervezetben az a fajta pszichológiai biztonságérzés, hogy tudjam, támogató közeg áll mögöttem – magyarázta Borissza Kitti. – Itt nagyon-nagyon fontos az őszinte és nyílt kommunikáció. Mi például a barátaimmal kísérleteztük ki, hogy ez hogyan tud működni, amikor közös projekteken dolgoztunk. Minden embernek lehet olyan napja, amikor valamiért nem tud megfelelően koncentrálni, ezért elcsúszik a teendőivel. Ehhez nem kell home office, ez bármelyik munkahelyen is előfordul. Ami ilyenkor nagyon fontos, hogy meglegyen az a csapatszellem, hogy ezt ki is lehessen mondani, hogy a többiek is tudjanak róla, tudjanak segíteni, vagy csak számítsanak a helyzetre. Fontos, hogy a többiek is tudják, mi akadályozott, mert előfordulhat, hogy valami olyasmi a probléma, amiben esetleg valaki más is be tud segíteni. Ha ezt sikerül meghonosítani a kollégákkal, annak a későbbiekben is hasznát látjuk majd.”

Ne értsd félre az elektronikus kommunikációt!

Az előttünk álló hetekben szinte mindenhol előtérbe kerül az elektronikus kommunikáció, Borissza Kitti azonban arra figyelmeztet, érdemes tudatosan viszonyulni ehhez, ugyanis könnyen félreértésekhez vezethet.

„Érdemes erről előre egyeztetni a kollégákkal, mert mindenki máshogy kommunikál – mondta a szakember. – Például el kell felejteni a prezentációkat, mert ember nincs, aki kibírná, hogy egy órán keresztül beszélő fejeket nézzen a képernyőn, pláne, ha ehhez egy jó sok diából álló prezi is társul. Persze, össze lehet foglalni élőben, hogy miről van szó, de nem árt megállapodni abban, hogy a tervezett meetingekre kinek miből kell felkészülnie, hogy tényleg ne raboljuk egymás idejét.”

A szakértő szerint azt is kulcsfontosságú tisztázni, hogy mire milyen csatornákat használunk, de azt is, hogy melyik csatornán mi az elvárt válaszmód vagy válaszidő: „Ebben viszonylag profi vagyok, de még nálam is előfordul, hogy hirtelen nem tudom, hogy az egyik projekt dokumentációját a Google Drive-on találom, Slacken beszéltünk róla, vagy valahol máshol. Azt is fontos megbeszélni, hogy ki melyik csatornát részesíti előnyben. Én például már elég jól ismerem a munkatársaim, barátaim »beállításait«, tudom, hogy ha WhatsAppon küldenek valamit, arra azonnal kell reagálnom, míg például egy éjszaka küldött email ráér addig, amíg reggel rá nem nézek. Röviden, fontos leszögezni, hogy hol van szükség az azonnaliságra, hol nem, és ezeket hogyan különítsük el.”

Borissza Kitti arra is rámutatott, hogy az írott kommunikációban könnyen agresszívnak vagy arrogánsnak hathat pár odavetett szó vagy félmondat, holott, lehet, hogy az adott illető egyszerűen csak gyors visszajelzést akart adni és inkább az információ átadására koncentrált a stilizálás helyett.

„A hasonló félreértések elkerülése érdekében rászoktam, hogy olyan kérdésekben, ahol nem kell, hogy feltétlenül írásos nyoma maradjon valaminek, rövid hangüzeneteket szoktam küldeni – magyarázta Borissza Kitti. – Ezek az apró dolgok nagyon sokat számítanak abban, hogy ne érezzük magunkat annyira elszigeteltnek.”

A napi munkavégzés mellett a személyes, kollegiális kapcsolatokat sem árt majd ápolni az elkövetkező időszakban. Erre játékos módszerek a legalkalmasabbak. Lehet élni a már említett Skype-ebédek módszerével, de ha például a munkahelyünkön használjuk a Slack nevű chat-alkalmazást, telepíthetünk olyan ingyenes kiegészítőket, mint például a Donut Buddy, amely minden héten véletlenszerűen „összesorsol” egy kollégával, akivel naponta fél órát beszélgethetünk – bármiről, csak a munkáról nem.

„Valószínűleg most sokan videokonferenciáznak is, itt nagyon hasznos – és sokszor nem evidens – a kézjelek használata – tette hozzá Borissza Kitti. – Például egy egyezményes kézjellel jelezhetjük, ha valakinél szaggat, akad a hang, vagy ha túl hangosan beszél. Szavazásra is használható ez a módszer, mindenki felteszi a kezét és készítünk egy képernyőmentést a szavazás eredményéről. Az is nagyon fontos ilyen esetekben, hogy tisztázva legyenek a szerepek, hogy ki kezeli a technikát, ki vezeti a hívást, ki hívja újra a többieket, ha megszakadna a kapcsolat. Ezek apróságok, mégis sokkal gördülékenyebbé tudják tenni a folyamatokat.”

Mint látható, a home office nem a világ vége, és csupán egy kis odafigyelésre, tudatos és őszinte kommunikációra van szükség, hogy az otthonról végzett munka ne legyen megterhelőbb, mintha ugyanezt a munkahelyünkön végeznénk.